Geen eenmalige helden meer: In het Jaar van de Vrijwilliger bouwt AFS Zweden aan duurzaam vrijwilligersengagement

In het Jaar van de Vrijwilliger (Verenigde Naties) bouwt uitwisselingsorganisatie AFS aan iets wat vrijwilligersorganisaties zelden hebben: een geheugen. Onderzoek toont hoe duidelijke rollen en gedeelde kennis voorkomen dat een kamp afhangt van een handvol “eenmalige helden”. 

Stel je voor: het is twaalf uur ’s nachts. Over twee dagen begint een kamp voor tientallen internationale uitwisselingsstudenten en jij zoekt wanhopig het draaiboek. 

“Ik zit in drie verschillende WhatsApp-groepen voor hetzelfde kamp. Niemand weet welke de officiële is”

Eén kamp, honderd losse stukjes

AFS laat jongeren een tijd in het buitenland wonen. In Zweden organiseren vrijwilligers zes keer per jaar een kamp voor de uitwisselingsstudenten. Ze bereiden hen voor, vangen hen op en begeleiden hen bij heimwee en cultuurschok.

Ik sprak met 13 mensen die dat werk doen: acht kampvrijwilligers, vier leden van de groep die de kampen coördineerde en een bestuurslid. Hun verhaal is bijna altijd hetzelfde. Planningsdocumenten staan in persoonlijke Google Drives. Contactlijsten verdwijnen als iemand van e-mailadres verandert. Wat vorig jaar goed werkte, schreef niemand op.

Dat verhaal is niet uniek voor AFS Zweden. Ook in Vlaanderen zoeken vrijwilligers te weinig mensen en dragen enkelen het meeste werk. Wie bij een jeugdbeweging, sportclub of cultuurvereniging actief is, zal het wellicht herkennen.

Altijd dezelfde drie mensen

Elf van de 13 vrijwilligers zeiden dat één of twee mensen het meeste werk dragen.

“Het komt altijd neer op dezelfde drie mensen. Als zij er niet zijn, weet niemand wat te doen”

Een ander was kampverantwoordelijke van zeven kampen na elkaar, terwijl ze verhuisde en aan de universiteit begon.

Nieuwkomers willen wel helpen, maar weten niet wat er van hen verwacht wordt. 

“Niemand legde uit wat een workshopleider precies doet voor het kamp begon”

Dus belanden de taken weer bij de ervaren krachten, die daardoor nog drukker worden. 

Kennis in hoofden, niet op papier

Negen van de 13 vrijwilligers begonnen elk nieuw kamp “van nul”. De kennis zat in de hoofden van enkele mensen. Als zij stopten, was die kennis weg.

“Elk jaar vinden we het warm water opnieuw uit. Twee jaar geleden gaf iemand een heel goede workshop over cultuurschok, maar niemand schreef op hoe.”

Dat knelt extra sinds het kantoor in december 2025 naar Kopenhagen in Denemarken verhuisde. Er zijn minder medewerkers om bij te springen, dus de vrijwilligers moeten meer zelf doen.

Waarom ze blijven

De vrijwilligers blijven om de sfeer, niet om de organisatie. Twaalf van de 13 noemden de vriendschappen. 

“De cultuur is bijna als beste vrienden”

Die verbondenheid is er vooral tijdens het kamp zelf. Tussen de kampen voelen velen zich alleen. 

Wat ik zelf heb gebouwd

Samen met ervaren vrijwilligers en oud-leden van de coördinerende groep ontwikkelde ik de Camp Volunteer Toolkit. Ik zocht geen nieuw digitaal hulpmiddel, want de organisatie heeft er al genoeg. De toolkit staat in het bestaande online platform van AFS en bevat:

• een rolbeschrijving van één pagina voor elke kamprol, met een checklist voor de overdracht
• kant-en-klare planningsdocumenten voor het hele kamp
• een logboek waarin elk team noteert wat werkte, wat niet en wat het volgende team moet weten
• een duidelijk pad van oud-uitwisselingsstudent tot kampverantwoordelijk, zodat nieuwkomers weten hoe ze kunnen groeien
• een overzicht van wie wie waarvoor kan bereiken, met vaste contactmomenten met het kantoor

Alles ontstond in twee gesprekken met vrijwilligers. Zo past het bij hoe ze echt werken. Het is ook geschreven als een gids, niet als een reglement. De warme, informele sfeer die vrijwilligers zo waarderen, wilde ik niet kwijtraken.

Een les uit Noorwegen en Denemarken

Het werkt ook elders. De Noorse tak van AFS heeft een overzichtelijke gedeelde map met materiaal van meerdere jaren. In Denemarken neemt een planningscomité de logistiek over, zodat coördinatoren tijd hebben voor de mensen. Beide landen kampen met dezelfde tekorten aan vrijwilligers, maar ze verliezen minder kennis.

Van held naar systeem

Of de toolkit zijn doel haalt, wordt duidelijk bij de volgende kampwissel. Dan blijkt of een nieuw team kan verderbouwen op het logboek van het vorige.

Vrijwilligers hebben geen superkrachten nodig, wel een stevig fundament. Dan hoeft niemand meer om twaalf uur ’s nachts te zoeken welke WhatsApp-groep de officiële is.

De les geldt ruimer dan AFS: een organisatie die draait op toegewijde mensen moet vooral zorgen dat die mensen vervangbaar zijn, zonder dat de warmte verdwijnt.