Arbeidstevredenheid en in-rol performantie in open kantoren. De rol van afleiding, gepercipieerde controle en extraversie.

Open kantoren: een mythe ontkracht

Beeld je in. Je bent op je werk. Je probeert je volledige aandacht toe te leggen op een belangrijke taak die af moet. Terwijl je je probeert te concentreren, wordt ergens een arsenaal aan pagina’s geprint. Vlak voor je zijn twee collega’s een babbeltje aan het slaan. Rechts van jou voert iemand een luidruchtig telefoongesprek. Een collega vraagt of je ook een glaasje water wilt. In open kantoren worden mensen voortdurend afgeleid. Zelfs iemand die passeert is een prikkel. Wat is de impact van de afleiding in open kantoren op de arbeidstevredenheid en prestaties van werknemers? Dat is de vraag die gesteld werd in een masterproefonderzoek naar de beleving van open kantoren.

Het open kantoor, niets dan voordelen?
Een open kantoor, of landschapskantoor, is een kantoor dat gekenmerkt wordt door de afwezigheid van binnenmuren. In open kantoren werken vaak een groot aantal werknemers dicht bij elkaar in dezelfde ruimte. Dit type kantoor is geïntroduceerd in de jaren zestig door een toenemende nood aan flexibiliteit. De invoering ervan wint de laatste jaren opnieuw aan populariteit in het kader van ‘Het Nieuwe Werken’. Een nieuwe vorm van, onder andere, tijd- en plaatsonafhankelijk werken waarvan open kantoren een van de kenmerkende eigenschappen is. Dit maakt open kantoren opnieuw hot. Open kantoren zouden organisaties toelaten om zich beter aan te passen aan veranderingen in organisatiegrootte en- structuur. Daarnaast laten open kantoren organisaties toe om te besparen op kantoorruimte en om kosten te verminderen. De afwezigheid van muren zou ook de interactie van werknemers stimuleren. Het open kantoor belooft ten slotte een sfeer van gelijkheid te creëren met gelijke werkomstandigheden voor alle werknemers.

… Of toch niet?
Niets dan voordelen op het eerste gezicht, maar open kantoren kunnen het welzijn en de prestaties van werknemers sterk beïnvloeden. Door de grote mate van openheid en toegankelijkheid wordt de frequentie van ongecontroleerde interacties verhoogd. Verder leidt de afwezigheid van muren en het grotere aantal werknemers in één ruimte tot een verhoogde blootstelling aan allerlei prikkels. Voorgaand onderzoek heeft al aangetoond dat werknemers in open kantoren klagen over de kantooromgeving, verlaagde privacy, achtergrondlawaai, bewegingen en ongewenste onderbrekingen. Daarnaast rapporteren werknemers een daling in arbeidstevredenheid en in prestaties. Verscheidene onderzoeken hebben dus al gewezen op de negatieve effecten van open kantoren. Deze onderzoeken dateren echter grotendeels uit de jaren negentig en onderzoek in België is schaars.

Prikkels negeren maakt moe
Om de negatieve effecten uit voorgaande studies te verklaren, kan er beroep gedaan worden op de information overload theory (Cohen, 1980)[i] en de cognitive theory of stress and coping (Lazarus & Folkman, 1984)[ii]. Deze theorieën stellen dat afleiding bestaat uit ongewenste of negatieve prikkels die mensen storen of irriteren. Deze ongewenste prikkels eisen veel van onze aandachtscapaciteit. Het aantal prikkels dat mensen tegelijkertijd kunnen verwerken is namelijk beperkt. Wanneer er te veel prikkels gelijktijdig aanwezig zijn, worden onze hersenen overspoeld door informatie. Als gevolg hiervan zullen we proberen bepaalde prikkels te negeren. Dit vergt echter veel energie en kan als dusdanig leiden tot cognitieve vermoeidheid. De cognitive theory of stress and coping voorspelt verder dat de afleiding door werknemers als stresserend ervaren wordt. Deze theorie stelt dat wanneer individuen een situatie als stresserend ervaren, ze zullen nagaan wat hun mogelijkheden zijn om de situatie te veranderen. Deze beoordeling verwijst naar de mate van gepercipieerde controle.

Persoonlijkheidsverschillen
Een relevante vraag is of persoonlijkheid een rol speelt in de manier waarop open kantoren ervaren worden. Zoals hierboven vermeld, leidt de afwezigheid van muren bij open kantoren tot een verhoging van allerlei prikkels. Om na te gaan of het effect van deze afleiding verschilt tussen personen, is de persoonlijkheidstrek extraversie toepasselijk. Extraverte personen houden van gezelschap van anderen en zoeken vaak zelf extra prikkels op. Bijgevolg kan verwacht worden dat extraverte persoonlijkheden minder last hebben van open kantoren.

Het onderzoek
Het doel van dit onderzoek was om (1) na te gaan of werken in een open kantoor samenhangt met lagere arbeidstevredenheid en prestaties, (2) te onderzoeken of een toename in afleiding en een daling in de ervaren controle bovenstaande relatie kunnen verklaren en (3) te testen of er individuele verschillen bestaan in de beleving van open kantoren die te wijten zijn aan de persoonlijkheidstrek extraversie.

Via een vragenlijst werden in totaal 801 werknemers uit verschillende organisaties en sectoren bevraagd. Werknemers in een open kantoor werden vergeleken met werknemers die alleen in een kantoor werken of een kantoor delen.

Uit de vragenlijst blijkt dat werknemers in open kantoren geen lagere arbeidstevredenheid of prestaties hebben. Er is dus geen sprake van een rechtstreeks verband tussen werken in een open kantoor en het plezier in het werk of de prestaties op het werk. De resultaten tonen echter wel een onrechtstreeks verband. Werken in een open kantoor bleek samen te hangen met het ervaren van meer afleiding en dit resulteerde in een daling van de gepercipieerde controle. Dit hing op zijn beurt wel samen met lagere arbeidstevredenheid en prestaties.

De resultaten toonden verder aan dat persoonlijkheid geen rol speelt in de beleving van open kantoren. Iedereen lijdt dus even veel onder de extra prikkels.

Conclusie
We kunnen concluderen dat de arbeidstevredenheid en prestaties niet verschillen tussen kantoortypes, maar dat werken in een open kantoor wel op een negatieve manier ervaren wordt door de toename in afleiding en de daling in ervaren controle. Deze negatieve ervaring verschilt niet naargelang persoonlijkheid.

Deze studie toont aan dat de omgeving waarin mensen werken een impact heeft op het welzijn van werknemers. Bedrijven volgen te gemakkelijk een hype, zonder stil te staan bij de gevolgen voor werknemers. Op basis van dit onderzoek worden organisaties aangeraden om enkel voor open kantoren te kiezen indien het type werk dit echt vereist. Bedrijven moeten eerst goed nadenken over het soort werk van hun werknemers. Hier moeten ze dan hun kantoor naar inrichten.

[i] Cohen, 1980, zie literatuurlijst

[i] Lazarus & Folkman, 1984, zie literatuurlijst