Projectmanagement: behalen van het kwaliteitslabel voor de oefenfirma Europackage & Print
De realisatie van projecten … onmisbaar in ieders leven!
Maar hoe wordt een project een succes?
Projecten zijn vandaag de dag niet meer uit ons leven weg te denken. Bijna elke dag komen we wel met een project in aanraking, zowel op professioneel als privévlak. Een huis bouwen, het jaarlijkse familiefeest en het verbeteren van de bedrijfscommunicatie zijn slechts enkele voorbeelden. De essentiële vraag die zich stelt, is natuurlijk hoe u een project realiseert en tot een goed einde brengt. Het succes ervan hangt grotendeels van de aanpak af.
Tijdens mijn opleiding als management assistant heb ik, An Van Dooren, de kans gekregen om volledig zelfstandig een niet alledaags project van A tot Z te realiseren. Mijn doel was het behalen van het kwaliteitslabel voor de oefenfirma ‘Europackage & Print’ (EPP) van de Katholieke Hogeschool Kempen – Departement Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Turnhout. Dit kwaliteitslabel is een certificaat dat door de Belgische centrale van oefenfirma’s (COFEP) toegekend wordt.
In deze oefenfirma wordt de werking van een echte firma zo realistisch mogelijk nagebootst, door de uitvoering van allerlei opdrachten. Aangezien zij deel uitmaakt van een internationaal netwerk van oefenfirma’s, wordt er zowel handel gedreven met nationale als internationale oefenfirma’s. Het enige verschil met het echte bedrijfsleven is dat er geen reële producten en echte geldtransacties plaatsvinden. De opdrachten zijn per oefenfirma verschillend, afhankelijk van het doel.
In EPP is elke medewerker verantwoordelijk voor de hele handelstransactie van vijf Duitstalige, Engelstalige en Franstalige firma’s. Daarnaast wordt er ook kennisgemaakt met de opdrachten van de personeelsafdeling, het secretariaat en de boekhouding. Ten slotte realiseren zij allerlei projecten, waarvan ik er één voor mijn rekening genomen heb. Ik heb geen moment getwijfeld om deze uitdaging aan te gaan. Op deze manier kon ik immers bewijzen wat ik in mijn mars heb.
Ik wilde mijn project absoluut tot een goed einde brengen en dit heb ik door degelijk projectmanagement kunnen waarmaken. Dit wil zeggen dat de realisatie van een project, van idee tot uitvoering, gestructureerd en planmatig verloopt. Hierbij mag natuurlijk geen enkel aspect uit het oog verloren worden. De grote vraag is echter waar u allemaal rekening mee moet houden om het uiteindelijke doel te bereiken.
Mijn eindwerk kan hierbij als handleiding dienen. Het bevat immers een gedetailleerde beschrijving van de ontwikkeling van een project inclusief de nodige tips en aandachtspunten. U maakt kennis met de realisatie van mijn project en bovendien kan u de werkwijze op uw eigen project toepassen.
De verschillende fases die een project doorloopt, worden op een eenvoudige manier uit de doeken gedaan, zodat u ze stap voor stap kan volgen. Deze zijn voor praktisch alle projecten dezelfde.
Alles begint bij de initiatieffase waarbij het idee om een bepaald project te realiseren, geboren wordt.
Daarna is het essentieel om alle uit te voeren opdrachten en deelopdrachten te definiëren vooraleer ze effectief uit te voeren. Op deze manier is de kans zeer klein dat u een bepaalde opdracht vergeet.
Vervolgens kan u best een schema uitschrijven waarin u de actie(s), aanpak en aandachtspunten per opdracht vermeldt. Hierdoor krijgt u al een duidelijk zicht op de omvang van de verschillende opdrachten.
Om de deadlines, die aan het project verbonden zijn, te kunnen halen is het vanzelfsprekend om een zeer degelijke en efficiënte planning op te stellen. Hierbij moet u rekening houden met enkele belangrijke aspecten zoals prioriteiten, deadlines,… .
Daarna kunnen alle opdrachten uitgevoerd worden.
Ten slotte vindt een evaluatie van het project plaats. Hierbij wordt bepaald of het doel van het project al dan niet bereikt is. Het slagen van het project houdt in dat enkel de aandachtspunten verbeterd moeten worden. Een project is immers nooit perfect, en er zijn altijd enkele punten die voor verbetering vatbaar zijn. Indien het project niet aan de vooropgestelde eisen voldoet, dient er nagegaan te worden wat er misgegaan is en vervolgens moeten de nodige conclusies getrokken worden.
Als het project af is, is het aan te raden om een reflectie over het hele project te maken. Deze kan heel uiteenlopend zijn. Ten eerste heb ik bekeken wat ik door dit project allemaal geleerd heb. Daarnaast was het voor mij interessant om na te gaan welke competenties en vaardigheden ik als toekomstige management assistant op dat moment reeds bezat. Aan de hand van een uitgebreid beoordelingsformulier, dat alle medewerkers en ikzelf ingevuld hebben, weet ik nu precies welke mijn sterke en zwakke punten zijn. Ik ben goed op weg om een succesvolle management assistant te worden, maar er zijn nog enkele punten die verbeterd kunnen worden.
Ik kan besluiten dat dit project voor mij zeer waardevol was en zal blijven. De opgedane kennis en ervaringen zal ik zeker bij nieuwe projecten kunnen gebruiken. Ook voor u zal mijn eindwerk een grote hulp bij de realisatie van uw project(en) zijn.
