Interne en externe controle van debiteurenbeheer

Interne en externe controle van debiteurenbeheer

De problematiek van het debiteurenbeheer kan worden toegelicht vanuit twee auditstandpunten: enerzijds is er de interne controle van de verkoopcyclus en anderzijds is er de externe controle van de handelsvorderingen.  Bovendien kan de financiële gezondheid van een onderneming worden geëvalueerd aan de hand van verschillende prestatiemaatstaven.

Noodzaak van kredietmanagement

Zonder klanten kan een onderneming niet voortbestaan, want zonder geld kunnen er geen aankopen of investeringen worden doorgevoerd. Debiteuren vormen dus een essentieel element en moeten met voldoende zorg behandeld worden. Dit impliceert dat het debiteuren-beheer voldoende aandacht moet krijgen in de beleidsstructuur van de onderneming. Het debiteuren-beheer zorgt namelijk voor het beheer van de uitstaande vorderingen met als doel om de risico’s van de onderneming te beperken. Hierbij kunnen twee functies onderscheiden worden: enerzijds is er de preventieve functie die ervoor zorgt dat er gezonde vorderingen gecreëerd worden en dat ze tevens gezond blijven. Anderzijds is er de curatieve functie die tot doel heeft om zieke vorderingen opnieuw gezond te maken. Er bestaat natuurlijk steeds de mogelijkheid om het debiteurenbeheer uit te besteden d.m.v. factoring of kredietverzekering.

Het debiteurenbeheer heeft zich de laatste jaren ontwikkeld tot een modern kredietmanagement als toepassing van een dienst-verleningsconcept waarbij flexibiliteit prioritair is omwille van de snel veranderende marktomgeving waarin wij ons bevinden. Hierbij dient de kredietmanager rekening te houden met twee belangrijke objectieven, met name de ondernemings- en de krediet-objectieven.

Interne controle van de verkoopcyclus

De interne auditor heeft als taak om na te gaan of de administratieve en de boekhoudkundige controles binnen een onderneming voldoende uitgewerkt zijn zodat fraude, vergissingen en fouten vermeden worden. De interne controle omvat twee belangrijke functies: enerzijds is er de verificatie of iedereen binnen de onderneming zich aan de afspraken houdt; anderzijds is er de beheersing waarbij er getracht wordt de onderneming onder controle te houden door een permanente opvolging van de naleving van de voorgeschreven procedures.

Tijdens een interne controle dient er voornamelijk aandacht te worden besteed aan de doorvoering van de functie-scheidingen in een onderneming. De vier onderscheidende functies (beherende, bewarende, registrerende en controlerende) moeten uitgevoerd worden door van elkaar onafhankelijke personen zodat fouten sneller aan het licht komen. Andere controlemaatregelen kunnen zijn: controle op de voornummering van documenten of op de aanwezigheid van een controlespoor.

De interne controle kan op verschillende wijzen geëvalueerd worden. Er kan een gedetailleerde beschrijving worden opgemaakt van de volledige verkoopcyclus. Er kan tevens een flowchart worden getekend, wat een visueel beeld geeft van de organisatie van de verkoopcyclus. Een andere mogelijkheid bestaat erin een beroep te doen op een interne controlevragenlijst waarbij de zeven belangrijke controle-objectieven nagegaan worden.

Externe controle van de handelsvorderingen

Externe controle is erop gericht om na te gaan of de jaarrekening een waar en getrouw beeld weergeeft. Hierbij is het de taak van de bedrijfsrevisor om een deskundig oordeel te vormen over de financiële staten van de onderneming. De bedrijfsrevisor moet zijn oordeel voldoende onderbouwen aan de hand van bewijsmateriaal. Deze bewijs-stukken kunnen op verschillende manieren bekomen worden. Zowel interne als externe bewijzen komen in aanmerking. De externe bewijzen hebben een sterkere bewijskracht en worden voornamelijk bekomen d.m.v. saldobevestigingen. Hierbij wordt er aan de klant gevraagd om de juistheid van de openstaande saldi schriftelijk te bevestigen. Interne bewijzen worden verkregen door bijvoorbeeld de afloopcontrole-documenten te bestuderen of door een onderzoek te doen naar de onderliggende documenten die aan de basis liggen van de verkooptransactie. Voorts kunnen er ook rekenkundige nazichten of analytische onderzoeken doorgevoerd worden.

Prestatiemaatstaven van het debiteurenbeheer

De bedrijfsrevisor kan d.m.v. het berekenen van allerlei prestatiemaatstaven / ratio’s nuttige informatie verkrijgen over het betalingsgedrag en/of de betalingssnelheid van de debiteuren en over de werking van het debiteurenbeheer. Enkele voorbeelden van zulke ratio’s zijn: aandeel van handelsvorderingen in het balanstotaal, aantal dagen klantenkrediet, verkoop gewogen aantal dagen klantenkrediet, ouderdomsanalyse, …

Er moet echter voorzichtig omgegaan worden met de interpretatie van de verkregen informatie. Wanneer men zich baseert op één enkele ratio, kunnen er foutieve conclusies genomen worden. Elke ratio bezit enkele voor- en nadelen waarmee rekening moet worden gehouden bij de interpretatie. De meest optimale oplossing bestaat erin om verschillende ratio’s te berekenen en vervolgens conclusies te nemen door de verkregen informatie met elkaar te vergelijken.

Oorzaken

Een hoog debiteurensaldo of een groot aantal oude onbetaalde vorderingen kunnen verschillende oorzaken hebben. Wanneer er bijvoorbeeld problemen zijn met de levering, dan zal de klant geneigd zijn om minder snel te betalen. Problemen met de interne processen en een gebrek aan opvolging van de openstaande vorderingen kunnen eveneens een hoog debiteurensaldo veroorzaken. Wanneer een onderneming nalaat om tijdig waardeverminderingen aan te leggen, dan bestaat er de mogelijkheid dat er aan window-dressing wordt gedaan om een zo gunstig mogelijk beeld te tonen van de onderneming. Het bezitten van een zwakke debiteuren-portefeuille kan eveneens als oorzaak aanzien worden.

Conclusie

Aan de hand van de verkregen informatie uit de verschillende analyses kan de bedrijfsrevisor inzicht verkrijgen in de financiële gezondheid van de onderneming. Want: hoe beter het debiteurenbeheer georganiseerd wordt, des te vlugger de betalingen binnenstromen en des te vlugger dit geld geherinvesteerd kan worden.

Els Muys